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Mejorar la productividad en la jornada laboral

En ocasiones nos encontramos embotados en casa o en la oficina, con tantas tareas que nos corresponden durante la jornada laboral, que podemos perder el control de nuestras responsabilidades. Tampoco escapamos de padecer problemas para concentrarnos, lo cual nos lleva a procrastinar más de la cuenta al intentar mantener los límites de la vida laboral y personal. Por esa razón, es importante siempre contar con algunos consejos que nos ayuden a sobrellevar estas situaciones para mejorar la productividad en nuestra jornada laboral y lograr una comunicación efectiva con nuestro entorno, para así trabajar de manera más inteligente, eficiente y con un propósito.

Siempre tenemos esos compañeros de trabajo que parecieran tener siempre todo bajo control cuando realizan múltiples tareas, son eficientes, rápidos y van al grano para lograr sus cometidos y usualmente bajo presión trabajan mucho mejor porque hasta mejoran la calidad de su trabajo. Pero, por otro lado, se encuentran esas personas que conviven con problemas de concentración, estrés o exceso de presión por las múltiples tareas con las que deben cumplir, que inevitablemente pueden verse afectados y entorpecer la realización de cada una de las tareas. Ambos casos son muy comunes en el ámbito laboral y la suerte que tienen unos, la pueden llegar a lograr los otros.

Para aquellas personas que se ven agobiadas en la jornada laboral por tener una cantidad considerable de tareas por realizar, existen soluciones que se pueden adoptar para poder mejorar la productividad.

El término, “monotasking” entra en juego, y solo significa hacer una cosa a la vez; pero en un mundo lleno de infinitas formas de ocupar nuestro tiempo, a veces de manera inconsciente, solo enfocarse en una cosa se sentirá revolucionario y al principio, complicado.

Una de las primeras técnicas que puede probar es echar un vistazo a su computadora y a su teléfono celular. Cuente la cantidad de aplicaciones, programas y pestañas del navegador que tiene abiertas. Cierre todos menos los absolutamente necesarios para su próxima tarea para que pueda mantenerse concentrado. Propóngase terminar la tarea en un tiempo estimado, puede tomarse break necesario, o al menos condicionarse de que debe terminarla para poder pasar a la siguiente actividad.

La comunicación es otro pilar fundamental para lograr una comunicación efectiva en la jornada laboral, las palabras utilizadas, la entonación y el ritmo son claves a la hora de querer transmitir el mensaje correcto. Se torna más importante en estos tiempos donde las comunicaciones han migrado vía electrónica, mediante videollamadas de zoom, Google Meet o cualquier otra plataforma de video llamadas online.

En una videollamada con su grupo de trabajo, es fácil dudar de cómo se percibe el mensaje que se quiere transmitir, no es lo mismo conversar en persona que por estas vías. Por eso lo primero que debe hacer es observar el tono de su voz y observe su ritmo, ya que también afecta la forma en que se recibe su mensaje; puede reducir la velocidad para darle a sus ideas el tiempo que se merecen.

Si lo desea, puede tomarse unos minutos para practicar su tono de voz, mientras se concentra en su ritmo y entonación. Esto tiene como finalidad calentar sus cuerdas vocales, para no tener un tono monótono y que su voz sea clara con lo que quiere expresar.

En el entorno laboral, ser observador, empático y atento, te dará un plus como integrante de un equipo. Por esa razón, la diversidad, la inclusión y el respeto son fundamental cuando se quiere interactuar con los demás; el cambio ocurre una persona a la vez, un acto a la vez, una palabra a la vez, ¿a qué se está haciendo referencia?

Aprender a pronunciar el nombre de alguien, respetar sus pronombres preferidos o simplemente prestar atención cuando alguien que no suele hablar dice algo, son algunos de las acciones que pudiéramos considerar para lograr ser más asertivos.

El último es especialmente importante ya que las personas tímidas o introvertidas, tienen más probabilidades de ser interrumpidas en las reuniones. Una gran manera de apoyarlas es intervenir si son interrumpidas o ignoradas, o si desea compartir su idea en una reunión, use su voz para mencionarla y darles crédito.

Si es posible, puede escribir 2 o 3 cosas que podría decir en una reunión cuando note que alguien está siendo retraído, discutido o no recibe la atribución adecuada por su trabajo.

Pero para lograr una mayor productividad en el ámbito laboral, no sólo basta con ser más eficiente y dejar de lado la procrastinación, porque es un trabajo en conjunto de varios aspectos de nuestra vida personal y laboral. El equilibro entre estos dos últimos, en ocasiones puede no medirse de la manera correcta. Por ejemplo, si trabaja 10 horas al día, agregar un entrenamiento de 2 horas probablemente no lo ayudará a sentirse menos agotado. Nigel Marsh, consultor de gestión y escritor, afirma en una charla TED que, “hay otras partes en la vida: está el lado intelectual; está el lado emocional; está el lado espiritual. Para mantener el equilibrio, creo que tenemos que atender a todas esas áreas”.

Ahora bien, si eso suena abrumador, tenga en cuenta que no necesita cambiar drásticamente su vida de una vez. Porque incluso el equilibrio debe abordarse con sentido del equilibrio. Así que sé amable contigo mismo y no te provoques aún más estrés.

Intente pensar en cómo se ve su semana laboral equilibrada ideal y anote un horario de muestra. ¿A qué hora empiezas a trabajar? ¿qué hora es ideal para desconectarse? ¿A qué quiere dedicar tiempo todos los días?

Ahora cree una lista de cómo pasó realmente su tiempo durante la última semana laboral. Compare sus semanas ideales y reales e identifique dónde podría hacer ajustes. Sea realista sobre lo que puede lograr para que pueda prepararse para el éxito.


El texto anterior expresa mis ideas y opiniones inspiradas en
Inspirado en: https://ideas.ted.com/4-easy-ways-to-upgrade-your-workday/
Fuentes consultadas: https://www.entrepreneur.com/article/269006

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